Waarom is eisenmanagement zo belangrijk?

‘Het binnen budget en planning realiseren van een kwalitatief hoogwaardig product’. Een zin die in vrijwel elke aanvraag of aanbestedingsleidraad in deze of vergelijkbare vorm terugkomt. Maar wat betekent deze uitspraak nou precies? Daar waar budget en planning uit te drukken zijn in cijfers, ligt dat bij ‘kwalitatief hoogwaardig’ ingewikkelder. Daarom is het belangrijk om te achterhalen, wat deze hoogwaardige kwaliteit precies inhoudt.

Kwaliteit is meer dan een lijst met eisen

De te leveren kwaliteit kan worden uitgerukt in eisen. Alleen is dat in de continu veranderende wereld waarin we leven niet altijd zo eenvoudig. We hebben te maken met steeds meer en steeds strenger wordende regels, door veranderingen in beleid, ontwikkelingen in de techniek en door andere politieke invloeden. Daarnaast brengt ieder project eigen uitdagingen met zich mee. Bijvoorbeeld vanuit eisen, verwachtingen, wensen vanuit alle verschillende stakeholders en de benodigdheden voor een passende aanpak in de projectomgeving.

Voorbeelden van veranderingen zijn:

Verplichting machinaal straten: Sinds kort is het verplicht om machinaal te straten. Dit heeft gevolgen voor de inrichting van de openbare ruimte en voor de op te stellen contractstukken.
Omgevingswet: participatie is verplicht in ieder project, dit brengt extra stakeholders met zich mee die ieder eigen belangen hebben. Dit vraagt om een passende aanpak in zowel het ophalen van informatie, als in het verwerken en honoreren daarvan.

Van informatiechaos naar werkbare kwaliteit

Deze hoeveelheid aan informatiebronnen kan zorgen voor onoverzichtelijkheid, tegenstrijdigheden en discussies waar geen einde aan lijkt te komen. Onze ISO 9001 gecertificeerde expliciete werkwijze, waarin eisenmanagement centraal staat, helpt om deze informatie om te zetten in werkbare kwaliteitseisen. Dit door een duidelijk proces, een passend detailniveau en door continu in gesprek te blijven.

Duidelijk proces: Zorg voor herleidbaarheid van informatie

Deze aanpak volgt een proces dat vergelijkbaar is met het principe van de cirkel van Deming. De PDCA-cyclus (Plan-Do-Check-Act) geeft namelijk houvast om te sturen op het blijven verbeteren en het zoeken naar optimalisatie. De stappen in ons proces zijn als volgt: Analyse, afstemmen, vastleggen, valideren en verifiëren.

Analyse

Start altijd met de vraag: is hetgeen dat gevraagd wordt ook echt hetgeen dat nodig is. Het achterhalen van de vraag achter de vraag kan namelijk zorgen voor een beter passende aanpak en daardoor juiste focus. Hierin is belangrijk te kijken naar welke informatie beschikbaar is, wat de bruikbaarheid hiervan is, en welke prioritering daaraan verbonden zit met betrekking tot de vraag. Dit zorgt voor een compleet beeld, brengt mogelijk missende informatie in kaart en zorgt zo dat de juiste stappen kunnen worden genomen om een goede basis voor het project te leggen.

Vastleggen en valideren

Alle bronnen, eisen, verwachtingen en wensen dienen vervolgens te worden vastgelegd en vastgesteld. Maak deze zo SMART mogelijk en leg de eigenaar daarbij vast. Dit zorgt dat het grijze gebied zo klein mogelijk blijft en dat indien nodig contact kan worden gezocht. Belangrijk daarbij is om de juiste informatie te noteren met oog op herleidbaarheid maar ook bruikbaarheid. Bewust omgaan met de informatie maakt of staat namelijk of de hoeveelheid data nog te overzien is. Niet vastleggen om het vastleggen, maar vastleggen om het te kunnen gebruiken. Hierdoor ontstaat, naast een compleet en integraal overzicht, een middel om producten efficiënt op te stellen.

Verifiëren

Bij het opstellen van een product is belangrijk overzicht te houden in de geldende eisen en continu te blijven controleren of het product voldoet. Bij de oplevering van een product verifieer je tot slot of aan alle eisen wordt voldaan en waar (onderbouwd en afgestemd) is afgeweken.

De hierboven beschreven stappen herhalen zich in iedere fase van het project, maar ook bij het binnenkomen van nieuwe informatie. Door dit proces te volgen borg je de overzichtelijkheid en zorg je dat het team bezig blijft met hetgeen dat bijdraagt aan goede kwaliteit door te werken vanuit één actuele waarheid.

Herleidbaarheid door SE-principe

Het creëren van herleidbaarheid in je informatie kan op vele manieren. In de civiele sector wordt daarbij vaak gebruik gemaakt van het principe Systems Engineering. Dit principe staat voor een gestructureerde manier van werken om complexe projecten integraal te ontwerpen, realiseren en beheren waarbij eisen, disciplines en levenscyclusfasen samenhangend worden afgestemd. Dit kan leiden tot uitgebreide databases die op zichzelf al een project zijn om op te zetten en bij te houden.

Belangrijk is daarom altijd te zoeken naar een manier om dit principe bruikbaar te houden die past bij het project. In de GWW-sector hebben wij namelijk vaak te maken met relatief kleine projecten met een korte doorlooptijd en een beperkt budget. Maak daarom altijd de afweging tot welk detailniveau je het eisenmanagement opzet. Houd daarbij altijd in gedachten dat het middel het doel moet dienen en dat het middel zelf niet het doel moet zijn.

Blijf in gesprek

Projecten zijn dynamisch. De situatie buiten verandert continu, informatie wijzigt door nieuwe inzichten, politieke verschuivingen zorgen voor andere prioriteiten en technieken ontwikkelen door. Hoe je hiermee omgaat bepaald of je in controle bent of niet. Zorg dat je duidelijke afspraken maakt hoe je met nieuwe inzichten omgaat en werk zo min mogelijk vanuit aannames. Afwijken van bestaande eisen en werken met aannames kan (bijna) altijd, als dit maar op de juiste manier met de juiste personen wordt afgestemd. Zorg daarbij wel dat dit vervolgens goed herleidbaar wordt vastgelegd om verwarring en onnodige faalkosten te voorkomen.

Kwaliteit als gezamenlijke verantwoordelijkheid

Wat goed eisenmanagement oplevert? Het voorkomt onnodige discussies, schept duidelijkheid en borgt integraliteit. Hierdoor minimaliseer je faalkosten en vertraging en leg je de basis voor een prettige samenwerking naar een ‘kwalitatief hoogwaardig’ en dus succesvol project.

Samen verder praten over kwaliteit en eisenmanagement?

In de praktijk zie ik dagelijks hoe projecten kunnen vastlopen op onduidelijke eisen, versnipperde informatie of aannames die nooit zijn uitgesproken. Juist daar ligt voor mij de energie, door structuur aan te brengen, verbanden te leggen en samen te onderzoeken naar wat écht nodig is om een project succesvol te maken.

Eisenmanagement is voor mij geen administratieve verplichting, maar een middel om teams beter te laten samenwerken en verrassingen te voorkomen. Elk project is anders, en dat maakt het werk interessant. De uitdaging zit niet alleen in systemen of processen, maar vooral in het begrijpen van mensen, belangen en verwachtingen.

Loop je rond met een vraagstuk over kwaliteit, eisen of projectstructuur? Dan denk ik graag met je mee.

Auteur: Tim van den Broek | Kwaliteitsmanager |

Tel. 06-25 25 98 05

Wil je weten wat wij voor je kunnen betekenen?